E-Rechnung Pflicht für Unternehmen

Q: Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht für Unternehmen?

Die E-Rechnung Pflicht gilt im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025. Unternehmen müssen seitdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen bis 2027 beziehungsweise 2028.

Q: Gilt die E-Rechnung Pflicht auch für GmbHs?

Ja. GmbHs sind grundsätzlich betroffen, wenn sie im inländischen B2B-Bereich Leistungen erbringen oder empfangen. Besonders relevant ist die E-Rechnung Pflicht für GmbHs mit vielen Eingangs- und Ausgangsrechnungen, komplexen ERP-Systemen oder mehreren verbundenen Gesellschaften.

Q: Ist eine PDF-Rechnung ab 2025 noch erlaubt?

Eine reine PDF-Rechnung ist grundsätzlich keine E-Rechnung im neuen steuerlichen Sinne. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und verarbeitet werden können. Während der Übergangsphase können in bestimmten Fällen noch sonstige Rechnungen zulässig sein. Unternehmen sollten aber frühzeitig auf strukturierte E-Rechnungsformate umstellen.

Q: Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format, das insbesondere aus dem öffentlichen Bereich bekannt ist. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine PDF-Darstellung mit strukturierten XML-Daten verbindet. Welches Format für ein Unternehmen sinnvoll ist, hängt vom ERP-System, den Rechnungspartnern, der Archivierung und den internen Rechnungsprozessen ab.

Q: Müssen E-Rechnungen GoBD-konform archiviert werden?

Ja. E-Rechnungen müssen vollständig, nachvollziehbar, unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Für Unternehmen ist deshalb nicht nur der Empfang einer E-Rechnung wichtig, sondern auch die richtige Archivierung im Dokumentenmanagementsystem oder in der Buchhaltungssoftware.

Q: Kann eine fehlerhafte E-Rechnung den Vorsteuerabzug gefährden?

Ja. Fehlerhafte Rechnungen oder fehlerhafte Rechnungsprozesse können steuerliche Risiken auslösen. Unternehmen sollten deshalb prüfen, ob Pflichtangaben, Umsatzsteuerkennzeichen, Rechnungsempfänger, Leistungsbeschreibung und Rechnungsdaten korrekt verarbeitet werden. Das ist besonders wichtig für den Vorsteuerabzug und spätere Betriebsprüfungen.

Q: Was sollten Unternehmen wegen der E-Rechnung Pflicht zuerst prüfen?

Unternehmen sollten zuerst prüfen, ob sie E-Rechnungen empfangen, lesen, verarbeiten und GoBD-konform archivieren können. Danach sollten Rechnungsausgang, ERP-Stammdaten, Umsatzsteuerkennzeichen, Freigabeprozesse und interne Kontrollen überprüft werden. Bei Unternehmensgruppen sollten zusätzlich Intercompany-Rechnungen und einheitliche Prozesse zwischen den Gesellschaften analysiert werden.

Die E-Rechnung Pflicht für Unternehmen ist seit 2025 eines der wichtigsten steuerlichen Digitalisierungsthemen im B2B-Bereich. Sie betrifft nicht nur die technische Übermittlung von Rechnungen, sondern auch Umsatzsteuer, Vorsteuerabzug, GoBD-Archivierung, ERP-Systeme, Rechnungsprozesse und interne Kontrollen.

Besonders größere Unternehmen, GmbHs, Holdings und Unternehmensgruppen sollten die Übergangsfristen nicht nur kennen, sondern frühzeitig nutzen. Wer erst kurz vor Ablauf der Fristen handelt, riskiert fehlerhafte Rechnungsprozesse, Probleme beim Vorsteuerabzug und unnötige Risiken in der Betriebsprüfung.

Als Steuerberater in Berlin unterstützen wir Unternehmen dabei, E-Rechnungsprozesse steuerlich sicher, GoBD-konform und prüfungssicher umzusetzen.

E-Rechnung-Fahrplan abstimmen

Welche Fristen gelten 2025, 2026, 2027 und 2028?

Die kurze Antwort: Die E-Rechnung Pflicht für Unternehmen gilt im inländischen B2B-Bereich seit dem 1. Januar 2025 zunächst für den Empfang von E-Rechnungen. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. Größere Unternehmen müssen die Umstellung spätestens bis 2027 beherrschen.

Ab 2028 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich grundsätzlich zum Standard. Für GmbHs, Holdings und Unternehmensgruppen ist die E-Rechnung nicht nur eine technische Pflicht. Sie ist ein steuerliches Organisations- und Kontrollthema. Als Steuerberater Berlin unterstützen wir Unternehmen dabei, E-Rechnungsprozesse steuerlich sicher, GoBD-konform und prüfungssicher umzusetzen.

Die wichtigsten Fristen zur E-Rechnung für Unternehmen im Überblick:

2025

Empfangspflicht

Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen.

2026

Übergangsphase & Prozessprüfung

Die Übergangsphase läuft weiter. Unternehmen sollten Rechnungsprozesse, ERP-Systeme, Archivierung und interne Kontrollen spätestens jetzt überprüfen.

2027

Ausstellungspflicht (>800k Umsatz)

Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro wird die Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend.

2028

Vollständige Umstellung

Die E-Rechnung wird im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich zum Standard. Die Übergangsregelungen laufen aus.

Kurz gesagt: Empfang seit 2025, verpflichtende Ausstellung je nach Unternehmensgröße spätestens ab 2027 oder 2028.

Für welche Unternehmen ist die E-Rechnung besonders relevant?

Die Regelungen betreffen grundsätzlich Rechnungen über Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Dazu können insbesondere gehören:

GmbHs
Unternehmensgruppen
Holdings
Mittelständische Unternehmen
Größere Dienstleister
Handelsunternehmen
Produzierende Unternehmen
Unternehmen mit vielen Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Unternehmen mit mehreren ERP-, DMS- oder Buchhaltungssystemen
Unternehmen mit konzerninternen Rechnungen

Kanzlei-Empfehlung:

Überprüfen Sie regelmäßig die technische Konformität Ihrer Rechnungsquellen. In Zusammenarbeit mit unserer zertifizierten IT-Steuerberatung stellen wir reibungslose Schnittstellen auf.

Für Unternehmensgruppen ist die E-Rechnung besonders wichtig, weil Rechnungsprozesse häufig nicht nur eine Gesellschaft betreffen. Wenn operative GmbHs, Holdinggesellschaften und verbundene Unternehmen untereinander abrechnen, müssen die Prozesse einheitlich und steuerlich belastbar sein. Mehr zu unserer steuerlichen Begleitung für Unternehmen finden Sie auf unserer Seite Steuerberatung für Unternehmen.

Warum der Empfang allein nicht genügt

Wichtige Prüfbereiche für Unternehmen:

Wer überwacht das Postfach?
Wie wird der richtige Rechnungsempfänger festgestellt?
Wie wird die XML-Datei lesbar gemacht?
Werden Pflichtangaben automatisiert oder manuell geprüft?
Wie gelangen die Daten in ERP und Buchhaltung?
Was geschieht mit fehlerhaften Rechnungen?
Wo wird der strukturierte Originalteil archiviert?
Wie werden Freigabe, Buchung und Zahlung dokumentiert?
Wie werden doppelte Rechnungen erkannt?

Ein separates E-Mail-Postfach erfüllt zwar grundsätzlich die technische Mindestanforderung für den Empfang. Für einen belastbaren Unternehmensprozess reicht dies jedoch regelmäßig nicht aus.

Umsatzsteuer prüfen lassen

Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD sind im Konfliktfall die strukturierten Daten maßgeblich, nicht die sichtbare PDF-Darstellung. Deshalb darf sich die Prüfung nicht nur auf das PDF-Bild beschränken.

Typische Praxisprobleme bei der E-Rechnung

Die folgenden Beispiele sind schematische Praxissituationen. Sie zeigen, an welchen Stellen Unternehmen ihre Prozesse besonders sorgfältig prüfen sollten.

Praxisbeispiel 1: Die XML-Datei geht bei der Weiterleitung verloren

Eine GmbH erhält eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail. Ein Mitarbeiter speichert nur die sichtbare PDF-Datei ab und leitet diese an die Buchhaltung weiter. Die eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten werden beim verwendeten Prozess nicht übernommen.

Das Problem:

Die Buchhaltung arbeitet nur mit der sichtbaren Darstellung. Der für die E-Rechnung maßgebliche strukturierte Teil wird weder geprüft noch in seiner ursprünglichen Form archiviert.

Sinnvolle Lösung:

Originaldatei unverändert übernehmen
Strukturierten Teil automatisiert extrahieren
Rechnungsdaten validieren
PDF und XML miteinander abgleichen
Originaldatei im Archiv eindeutig dokumentieren

Umsatzsteuerlich muss zumindest der strukturierte Teil einer E-Rechnung unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich acht Jahre.

Praxisbeispiel 2: Das PDF sieht richtig aus, die XML-Daten sind falsch

Eine Ausgangsrechnung wird im ERP-System als ZUGFeRD-Datei erzeugt. In der PDF-Darstellung erscheinen Steuersatz, Rechnungsbetrag und Leistungsbeschreibung korrekt. Im strukturierten Teil wurde jedoch aufgrund eines fehlerhaften Mappings ein unpassendes Umsatzsteuerkennzeichen übertragen.

Das Problem:

Menschen sehen eine scheinbar richtige Rechnung, während das System des Rechnungsempfängers andere oder unvollständige Daten verarbeitet.

Sinnvolle Lösung:

Steuerliche ERP-Kennzeichen prüfen
Pflichtfelder den richtigen XML-Datenfeldern zuordnen
Testrechnungen mit verschiedenen Sachverhalten erzeugen
Rechnungen vor dem Versand technisch validieren
Fehler- und Berichtigungsprozess definieren

Alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen grundsätzlich im strukturierten Teil enthalten sein. Ein bloßer Verweis auf eine unstrukturierte Anlage reicht nicht aus.

Praxisbeispiel 3: Eine Unternehmensgruppe verwendet uneinheitliche Prozesse

Eine Holding und mehrere Tochtergesellschaften nutzen ein gemeinsames E-Mail-Postfach. Die Gesellschaften arbeiten jedoch mit unterschiedlichen Buchhaltungs- und Archivierungssystemen.

Bei einer konzerninternen Rechnung ist zunächst nicht klar:

Welche Gesellschaft Rechnungsempfängerin ist
Wer die Leistung bestätigen muss
Welches Steuerkennzeichen anzuwenden ist
In welchem Archiv die Originaldatei gespeichert wird
Wer eine fehlerhafte Rechnung zurückweist

Das Problem:

Ein technisch zentraler Rechnungseingang führt nicht automatisch zu einem einheitlichen steuerlichen Prozess.

Sinnvolle Lösung:

Rechnungseingang nach Gesellschaften trennen
Eindeutige Zuständigkeiten festlegen
Intercompany-Fälle gesondert dokumentieren
Einheitliche Mindestkontrollen definieren
Schnittstellen zwischen Holding und Tochtergesellschaften testen

Praxisbeispiel 4: Der Rechnungseingang funktioniert, aber niemand bearbeitet Fehler

Ein Lieferant übermittelt eine formal fehlerhafte XRechnung. Das System importiert die Datei nicht und verschiebt sie in einen technischen Fehlerordner. Die Fachabteilung bemerkt dies erst nach einer Mahnung.

Das Problem:

Es gibt zwar einen Empfangskanal, aber keinen überwachten Ausnahmeprozess.

Sinnvolle Lösung:

Fehlerpostfach oder Fehlerdashboard einrichten
Verantwortliche und Vertretungen benennen
Bearbeitungsfristen festlegen
Lieferanten über erforderliche Korrekturen informieren
Fehlerursachen systematisch auswerten

Der CICEK E-Rechnungs-Check

Der CICEK E-Rechnungs-Check betrachtet nicht nur das Dateiformat. Geprüft wird der vollständige steuerliche und organisatorische Rechnungsprozess – vom Anwendungsbereich bis zur Archivierung.

1. Anwendungsbereich und Fristen bestimmen

Zunächst wird geklärt, welche Gesellschaften, Umsätze und Rechnungsarten betroffen sind.

Geprüft werden insbesondere:

Sitz und umsatzsteuerliche Einordnung der Beteiligten
B2B-, B2C- und B2G-Umsätze
Steuerfreie Umsätze
Kleinbetragsrechnungen
Kleinunternehmerfälle
Maßgeblicher Vorjahresumsatz
Anwendbare Übergangsfristen

Ergebnis:

Eine klare Übersicht, welche Gesellschaft ab welchem Zeitpunkt E-Rechnungen empfangen oder ausstellen muss.

2. Rechnungsströme erfassen

Im zweiten Schritt werden die tatsächlichen Rechnungsprozesse aufgenommen.

Dazu gehören:

Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Wiederkehrende Rechnungen
Gutschriften und Berichtigungen
Intercompany-Rechnungen
Anzahlungs- und Schlussrechnungen
ERP-, DMS- und Buchhaltungssysteme
E-Mail-Postfächer, Portale und Schnittstellen

Ergebnis:

Eine Prozesslandkarte mit Medienbrüchen, manuellen Arbeitsschritten und kritischen Schnittstellen.

3. Formate und Datenqualität prüfen

Anschließend wird untersucht, ob die eingesetzten Formate technisch und steuerlich geeignet sind.

Geprüft werden beispielsweise:

XRechnung und ZUGFeRD-Versionen
Pflichtangaben im strukturierten Datensatz
Leistungsbeschreibung
Rechnungsnummern und Leistungszeitpunkte
Umsatzsteuerbeträge und Steuerkennzeichen
Empfänger- und Lieferantenstammdaten
Validierungsberichte
Übereinstimmung von XML und lesbarer Darstellung

Ergebnis:

Eine Liste technischer und inhaltlicher Fehler mit Priorisierung nach steuerlichem Risiko.

4. Umsatzsteuerliche Verarbeitung kontrollieren

Eine technisch valide Datei kann steuerlich trotzdem falsch sein. Deshalb wird geprüft, wie die Rechnungsdaten in der Buchhaltung verarbeitet werden.

Im Mittelpunkt stehen:

Steuersätze und Steuerbefreiungen
Reverse-Charge-Fälle
Innergemeinschaftliche Sachverhalte
Vorsteuerkontrollen
Rechnungsberichtigungen
Gutschriften
Intercompany-Leistungen
Buchungs- und Freigabelogiken

Ergebnis:

Ein definierter Kontrollprozess für steuerlich sensible Rechnungen und Ausnahmefälle.

5. Archivierung und internes Kontrollsystem untersuchen

Im fünften Schritt wird geprüft, ob die Originaldateien vollständig und nachvollziehbar aufbewahrt werden.

Zu untersuchen sind:

Speicherung des strukturierten Originalteils
Schutz vor unbemerkten Veränderungen
Verknüpfung mit Buchung und Zahlung
Zugriffs- und Berechtigungskonzepte
Verfahrensdokumentation
Protokollierung von Bearbeitungsschritten
Aufbewahrungs- und Löschkonzepte
Datenzugriff bei einer Betriebsprüfung

Ergebnis:

Konkrete Maßnahmen für Archivierung, Dokumentation und interne Kontrollen.

6. Praxistest und Umsetzungsplan

Zum Abschluss werden typische Geschäftsvorfälle testweise durch den gesamten Prozess geschickt.

Mögliche Testszenarien:

Reguläre inländische B2B-Rechnung
XRechnung und ZUGFeRD
Rechnung mit fehlerhaften Stammdaten
Gutschrift oder Berichtigung
Konzerninterne Rechnung
Rechnung mit abweichendem Steuersachverhalt
Fehlerhafte oder nicht verarbeitbare Datei

Die Ergebnisse werden in einer Maßnahmenübersicht zusammengeführt.

Ergebnis:

Ein priorisierter Fahrplan mit Verantwortlichkeiten, Fristen und erforderlichen Systemanpassungen.

Was sollten Unternehmen jetzt konkret tun?

Unternehmen sollten die E-Rechnungspflicht nicht nur anhand der gesetzlichen Fristen beurteilen. Entscheidend ist, ob der gesamte Rechnungsprozess im Alltag zuverlässig funktioniert.

Prüfen Sie jetzt insbesondere:

Sind Verantwortlichkeiten zwischen Finance, Tax und IT festgelegt?
Können E-Rechnungen empfangen, gelesen und technisch verarbeitet werden?
Sind ERP-Stammdaten und Umsatzsteuerkennzeichen korrekt?
Gibt es einen geregelten Prozess für fehlerhafte Rechnungen?
Wird der strukturierte Originalteil unverändert archiviert?
Wurden Testrechnungen mit wichtigen Kunden und Lieferanten ausgetauscht?
Ist die Verfahrensdokumentation aktualisiert?

Der CICEK E-Rechnungs-Check verbindet diese Einzelprüfungen zu einem strukturierten Prüf- und Maßnahmenprozess.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht für Unternehmen?

Gilt die E-Rechnung Pflicht auch für GmbHs?

Ist eine PDF-Rechnung ab 2025 noch erlaubt?

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Müssen E-Rechnungen GoBD-konform archiviert werden?

Kann eine fehlerhafte E-Rechnung den Vorsteuerabzug gefährden?

Was sollten Unternehmen wegen der E-Rechnung Pflicht zuerst prüfen?

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